Sosyal ve ticari aktif yaşamımız, ister hissedarlar toplantısı, ister kooperatif üyelerinin genel toplantısı, HOA veya diğer kamu toplantıları olsun, çeşitli toplantılara katılımla ilişkilendirilir. Bu tür toplantıların rolü, kamu kuruluşları veya tüzel kişilerin faaliyetleri ile ilgili hayati konuların karar ve belgelenmesidir. Toplantıda alınan kararların belgelerinde doğru yansıma meşruiyetlerini teyit eder ve yasal bir belgedir.
Kullanım kılavuzu
1
Toplantının tutanaklarını hazırlamak için standart A4 yaprak kağıt kullanın. Protokolün başlığı, vatandaşların veya hissedarların toplanma nedenini yansıtan belgenin ve giriş kısmının adını içermelidir.
2
Başlığın altında, toplantının tarihini ve gerçekleştiği adresi ve katılımcı sayısını belirtin. Mevcut olanlar katılımlarını açık bir sayfaya göre işaretlediyse, bu durum dakikalara da yansıtılmalıdır. Toplantının şeklini yansıtın: ön anket yoluyla, kişisel mevcudiyetle birlikte açık bir şekilde düzenleyerek veya kombine bir katılım şekli kullanarak.
3
Toplantı tarafından seçilen başkan ve sekreterin soyadlarını, adlarını ve soyadlarını belirtin, adaylıklarına göre verilen, aleyhine ve kaçındığı oy sayısını yansıtır.
4
Gündemdeki konuların listesini en acil olandan başlayarak açıklayın, numaralandırın ve her bir konuya ilişkin konuşma, tartışma ve oylama notları sayılarıyla başlar. Konuşmaların kaydedilmesinde, sunulan raporun sadece ana özünü belirtmek gerekir. Kısaca, ancak çift bir yorumu dışlayan bir biçimde ortaya konmalıdır. Gerekirse, konuşmanın metni dakikalara eklenebilir. İlgili tüm konuşmalar, açıklamalar ve açıklamalar belirtilen isimlerle verilmelidir.
5
Her konuyla ilgili bir kayıt, oylama sonuçlarını gösteren bir kararla sona ermelidir. Gündemdeki tüm konuların görüşülmesinden sonra, genel kararın toplantının kapatıldığını belirtin.
6
Protokolü toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalayın, kuruluşunuzun arşivine veya başkanına bırakın.
Dikkat et
Kooperatif veya HOA başkanları dernek başkanlığı yapamazlar.
Yararlı tavsiyeler
Protokol harici bir otoriteye sunulmak için gerekliyse, sınırlı olabileceğinden hazırlanma şartlarını belirtin.
