Telefon mesajı, telefonla gönderilen kısa ama önemli bir mesajdır. Böylece, çoğunlukla toplantılar, toplantılar ve toplantılar hakkında bilgi verirler. Telefon mesajı ayrıca acil bir başkan sırası içerebilir. Kabul ettiğiniz telefon mesajları ve ilettiğiniz mesajlar. Her iki tip de benzer bir tasarıma sahiptir.
Kullanım kılavuzu
1
Kağıdın sol üst köşesine, kuruluşunuzun tam adını ve gerekirse yapısal birimin adını, örneğin "N şehrinin yönetimi" yerleştirin. ve Eğitim Ofisi.
2
Sağ üst köşeye telefon mesajının alıcısını girin. Kişinin pozisyonunu, soyadını ve baş harflerini belirtin: "37 No'lu Ivanov I.I. Birden fazla alıcı varsa, soyadını belirtmenize gerek yoktur: "N. şehrinin okul müdürlerine". Telefon mesajına gönderildiği kurumların tam listesini ekleyin.
3
"Telefon mesajı" kelimesini ve seri numarasını iki satır aşağıya yerleştirin. Aşağıdaki giden telefon mesajı için derleme tarihini belirtin.
4
Ardından telefon mesajının asıl metnini takip eder: “22 Şubat saat 17.00'de, Eğitim Bakanlığı'nda şehir okullarının faaliyetlerini iyileştirmek için bir toplantı yapılacak. Okul müdürlerinin görünüşü kesinlikle gerekli.” Telefon mesajı metnini hazırlarken, duyulması zor ve telaffuz edilmesi zor sözcüklerden ve ifadelerden kaçının. Mesajın bilgilendirici ve kısa olması gerektiğini unutmayın - en fazla 50 kelime.
5
Bir telefon mesajı iletirken, sözcükleri, özellikle adresleri, soyadlarını, insanların adlarını ve ikinci adlarını, sokak adlarını, olayların tarihlerini ve saatlerini açıkça telaffuz edin. Sonunda, metni tekrar okuduğunuzdan ve muhatabınızın her şeyi doğru yazdığından emin olun. Telefonla bir mesaj aldığınızda dikkatlice dinleyin. Sorularınız varsa hemen silin.
6
Ana metnin altında telefon mesajını imzalayan kafanın pozisyonu, soyadı ve adının baş harfleri: "Eğitim Dairesi Başkanı Petrov P. P." Giden bir belgenin de kendi imzası olmalıdır.
7
Sayfanın alt kısmında, telefon mesajıyla çalışanlar hakkında bilgi verin. Genellikle solda, mesajı gönderen kişinin pozisyonunu, soyadını ve baş harflerini, ofis telefonunu ve iletim tarihini ve saatini koyun. Sağda belgeyi kabul eden kişi hakkında bilgi: pozisyon, soyadı ve adının baş harfleri, telefon numarası, alındığı tarih ve saat.
8
Giden telefon mesajı bir kopya halinde düzenlenir ve özel bir klasörde saklanır. Gelen mesajın iki kopya halinde olması daha iyidir: birincisini daha fazla çalışma için başa ve ikincisini depolama için bir klasöre koyun.
Yararlı tavsiyeler
Bilgisayarda telefon mesajı formları hazırlayın. Kullanımı çok uygundur. Tekrarlanan verilerin üzerine yazmadan gerekli grafiklere elle bilgi girebileceksiniz. Formlar, gelen ve giden telefon mesajları için aynı olacaktır.
