Herhangi bir kamu veya mesleki dernek, tüzüğünde belirtilen sıklıkta, raporlama ve seçim toplantıları yapmakla ilgilenen herkesi toplaması gereken bir yönetim organına sahiptir. Bu tür toplantılara giriş, bu toplumun tüm üyelerine veya katılımcı gruplarından delegelere açıktır; bu şekilde faaliyetlerine katılma haklarını kullanırlar.
Kullanım kılavuzu
1
Toplantı gündemini düşünün. Rapor ve seçimler önemli konulardan biri olduğundan, bu durumda katılımın maksimum olması bekleniyor. Bu nedenle, bu konulara ek olarak, derneğinizin üyeleriyle görüşeceğiniz gündemdeki diğer acil konuları da ekleyebilirsiniz. Raporlama ve seçim toplantısının yapılacağı zaman ve yere karar verin. Yapılması planlanan oda erişilebilir ve herkesi ağırlayacak kadar geniş olmalıdır.
2
Rapor seçim toplantısı yapmak isteyen herkesi bilgilendirin. Bunu yapmak için toplantının gündemini, tarihini ve yerini belirten davetiyeler gönderin. Derneğin en çok üyesinin görebileceği yerlerde bu bilgilerle duyuruları asın. Gerekirse, medyaya ve televizyona böyle bir açıklama yapın.
3
Toplantıdan yarım saat önce başlaması gereken katılımcıların kaydını düzenleyin. Kayıt şirketlerini yeterli sayıda atayın, böylece başlangıçta gelen herkes kişisel verilerini belirtme fırsatına sahip olur. Genellikle, bu soyadı, adı ve soyadı, kuruluş veya yapısal birimi, kayıt veya ikamet yerinin adresi, iletişim bilgileri.
4
Toplantının başkanını ve sekreterini seçin. Seçilen organınızın başkanının toplantı başkanlığına seçilemeyeceğini unutmayın. Gerekiyorsa, tüzükte öngörülmüşse, dernek üyesi gruplarından seçildikleri takdirde milletvekillerinin kimlik bilgilerini kontrol eden bir kimlik bilgileri komitesi seçin.
5
Sekreter bir kayıt tutmalıdır. Protokolde, toplantıda hazır bulunan dernek veya dernek üyelerinin, başkan, sekreter ve hangi oylama sonuçlarının seçildiğini yansıtır.
6
Seçilen organın başkanı yapılan çalışma hakkında bir rapor hazırlar. Protokolde, toplam oyu bir değerlendirme ile yansıtın - tatmin edici olarak kabul edilip edilmediği. Toplantı, seçilen organın yeni kompozisyonu hakkındaki önerileri dinlemeli, her adayı ayrı ayrı tartışmalı ve oylamalıdır. Oylama sonuçlarını dakikalar içinde yansıtın.
7
Gündemde belirtilen tüm konular görüşüldükten sonra, toplantı başkanı toplantıyı kapatmalı ve sekreter ile birlikte tutanağının protokolünü imzalamalıdır.
