Organizasyonunuz bilimsel bir konferans yapmaktan sorumluysa veya atanmışsa, bu sadece onurlu bir işlev değil, aynı zamanda tüm küçük şeyleri dikkate almanın gerekli olduğu büyük bir organizasyon çalışmasıdır.
Kullanım kılavuzu
1
Konferansı için kompozisyonu siparişe göre belirlenen bir düzenleme komitesi oluşturun. Komite üyelerini yönetmek ve koordine etmek için bir başkan atayın. Konferansın tarihlerini ve komitenin süresini tanımlayın. Üyesi olan çalışanların ücretlerinin nasıl ödeneceğini sırayla yansıtın. Konferans hakkında bir duyuru gönderin ve ekte raporlar için gereklilikler, raporların özetleri ve gönderilmeleri için son tarih belirtilmektedir.
2
Finansman kaynaklarına karar verin, bu bütçeden fon sağlanarak, konferans katılımcılarının sponsorluğunu ve fonlarını çekebilir.
3
Konferansın ve planlanan programın tüm potansiyel katılımcılarına davetiye gönderin. Bilimsel gelişimlerini ve araştırma sonuçlarını meslektaşlarıyla paylaşmak isteyen katılımcı ve konuşmacıların sayısına karar verin. Katılımcılara otel rezervasyonu yaptırmanız ve rezervasyon yaptırmanız gerekip gerekmediğini sorun.
4
Özetleri ayrı bir broşür olarak yayınlamak için matbaa ile düzenleyin ve gerekirse, katılımcılara dağıtmak için bir etkinlik programı, isimleri, baş harfleri ve kuruluşun adı ile rozetler sipariş edin.
5
Katılımcı sayısına göre, ihtiyacınız olan salonun kapasitesini belirleyin ve bu tür etkinlikler için donanımlı özel bir oda kiralayın. Ek olarak hangi ekipmanı donatmanın gerekli olacağını düşünün, gerekli sayıda bilgisayar çıkışı, projeksiyon ekranı vb. Olup olmadığını kontrol edin. Toplantılara katılanların bir fincan kahve içebileceği ve molalarda bir ısırık alabileceği bir büfenin çalışmasını düşünün.
6
Konferans programını düşünün, gerekirse bölümlere ayırın. Bu bölümlerin nerede toplanabileceğini düşünün. Programda konferans konuklarının, organizatörlerin ve katılımcıların konuşmalarını düşünün. Konferans katılımcıları için sipariş kırtasiye malzemeleri - rozetler, defterler ve kalemler standarttır.
7
Konferans katılımcılarına rozetlerle birlikte sunulacak belge, tanıtım malzemesi ve kırtasiye paketleri oluşturun.
